没有流程的项目管理,都是在做无用功!

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没有任何一个项目能轻而易举的成功。但是你却可以努力去争取更大的成功率,靠的便是精心设计、并且行之有效的流程管理。 其实,只要项目的流程搞清晰了,项目进度管理就不再是难事。作为项目经理,首先要关注的就是以下十个关键的流程点。 

 

1、项目定义 

 

项目要开始了,先给项目来个定义吧。不管你如何并为何要进行描述,你要对你的项目进行书面定义,让相关方和项目组随时参考。 项目定义的价值在于,项目主管方和其他相关方传达了他们对项目的期待。清晰的项目定义包括以下方面:

  • 项目目标
  • 项目回报  
  • 对项目范围进行定义,列出所有预期的项目成果
  • 成本和时间预算目标
  • 重大困难和假设
  • 描述该项目对其他项目的依赖
  • 高风险、所需的新技术、项目中的重大问题

 

将尽可能多的具体信息囊括在项目描述或章程中,并使其在相关方处获得认可,进而生效。 

 

2、合同与采购管理 

 

不管你在你公司里有多大的影响力和权力,对分包商项目成员影响都会比较小。

 

建立成功的外包关系需要时间和精力,为了不误项目工期,你要及时把所有细节做到位,所有合同及时签订;你打算外包哪部分项目,对这部分工作的细化就是你实施项目控制的着手点;记录这些细化的内容、评估和接收标准、所有相关要求、必要时间规划。 

 

项目定义信息一定要包括在合同之内,相关责任尽早确定。和所有你考虑到的供应商讨论这些要求,这样你的项目期望才会在各方之间明晰。

 

3、项目规划、执行、跟踪 

 

作为项目经理,通过制定有力的规划、跟踪、执行流程,你可以建立项目控制的基础。让项目组成员参与规划和跟踪活动,可以争取大家的支持并提高积极性。资深的项目经理往往大范围地鼓励成员参与,并通过流程汇聚大家的力量。 

 

当大家看到自己的努力以及对项目的贡献被肯定的时候,项目很快就从“他们的项目”变成“我们的项目”。当项目成员视项目工作为己任的时候,项目控制就会简单得多。 

 

4、变更管理 

 

技术项目中最多的问题就是缺少对变更的管理控制。要解决这个问题,需要在项目各方面启用有效的变更管理流程。 

 

制定好受各方认可的变更流程图,这提醒了项目相关方,变更在被接受之前会进行细致地考察,并且提高了变更提案的门槛。

 

审查变更提案的时候,要注意该提案是否对变更有清晰到位的描述,如果描述得不清不楚,就要打回去;对于技术方面的变更,要多打几个问号,因为提案人也许不能全面地判断问题。

 

5、风险管理  

 

风险管理的流程能让你制定出全面的规划,找出潜在的麻烦,根除严重的问题。 

 

风险管理要做到事半功倍,就要与项目规划同时进行。进行项目工作分解时,注意对项目活动的不恰当理解;分配项目任务和开展评估时,寻找风险;资源匮乏或项目资源不足,或项目工作依赖于某一个人时,要知道风险的存在…… 

 

分析项目工作将遇到的困难,鼓励所有参与规划的人设想最坏的情况和潜在困难。 

 

6、质量管理 

 

项目质量的标准分两类:行业内实行的全球质量标准,公司或项目独有的质量标准。

 

如果你的公司实行或接受了质量标准,要注意该标准对你和团队有何要求。具体而言,这些标准会包括ISO 9000标准或六西格玛,进而确定质检清单、质控流程及相关要求,并将其与你的项目规划进行整合。 

 

项目必须遵守的书面步骤、报告、评估,对团队成员是强有力的推动,标准比你的临时要求更有效。 

 

7、问题管理 

 

项目开展过程中问题的出现不可避免。在项目初期,要为项目的问题管理确定流程。建立跟踪流程,记录当前问题。 对于没有太多权力的项目经理而言,问题跟踪流程的价值在于把握问题状态和进度的实时信息。

 

一旦问题责任人承诺了问题解决的时限,你可以任意公布问题解决过程中的变数。不管问题责任人是本项目成员,还是其他项目或部门的成员,谁都不乐意随时将自己的大名置于人们质疑的目光中。问题清单的公开使得掌握该清单的人获得一定的影响力和控制力。 

 

8、决策管理 

 

项目管理时时有决策,快速得当的决策对于项目控制至关重要。即使项目经理很有控制权,集体决策仍然裨益颇多,因为共同决策能获得更多内部支持,效果自然会更好。

 

尽早和项目组一起设立决策流程,流程应该包括以下步骤: 清楚地陈述要解决的问题。

  • 吸纳所有需要参与决策的人,以及将会受决策影响的成员参与,以争取团队支持。
  • 与项目组一起重审项目陈述,让大家获得一致认识。
  • 针对决策标准(如:成本、时间、有效性、完整性、可行性)开展讨论。
  • 与项目组一起确定各标准的权重
  • 设定决策的时限
  • 开展头脑风暴,在规定时间内尽可能多地产生决策想法。
  • 通过集体投票的方法进行筛选,并按照权重进行排序。
  • 尽量采用排在第一位的结果。如果没有异议,结束讨论并开始实施决策。
  • 将决策写入文件,并与团队成员及项目相关方面沟通决策结果。 

9、信息管理 

 

信息是非常关键的资源,如何管理值得仔细思考。有的项目使用信息管理系统进行项目信息的存储;有的项目则使用群件来维护项目文件,用邮件作为辅助。

 

不管你用何种方式存储项目数据,要保证所有项目成员能随时获得所需信息。将最新的项目文件存储在方便查找的位置,进行清楚地标记,及时删除过时信息。

 

10、善用工具

 

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