如何高效的进行多项目管理?

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大部分人在日常的工作当中,都或多或少的会参与项目,而项目要能顺利执行其实并不简单,如果又渉及多个单位合作,困难程度又大增。 对项目经理来说,从他们的工作日志片段可以看出每个人都有自己悲惨的故事,程度恐怕只有过之而无不及。那我们该如何做好项目管理呢? 一、什么是项目管理 在日常工作中开发一个新产品,举行一场大型国际会议,为客户做ERP系统的咨询、开发、实施与培训等,这些活动都可以称为一个项目。根据美国项目管理协会定义,项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。 而项目管理是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。 项目管理会通过对“时间”、“成本”、“质量”三个维度的把控,从而保证在一定时间内,以相对较低的成本高效的达成目标。但这三个环节环环相扣,任何一个环节都会带来极大的挑战,都可能引发极大的损失。因此项目管理是一个多次反复和不断修正的过程,需要时刻考虑各种因素的相互协调。 二、项目管理的难点在哪? 1.项目需求洞察不足,需求变更频繁 需求是任何一个项目的源头,启动之初,如何通过需求管理深刻理解项目目标是第一大难点。因为就项目本身性质而言,通常情况下,项目经理和团队成员将各项计划落实,开始执行后,每个变动都会牵一发而动全身。 与此同时,由于项目本身具有不确定性的特点,项目的需求变更更是在项目管理过程中被谈论最多的。由于从开发、UI、测试整个闭环链条上的每个角色,其对项目输出的成果都是不可逆的。一旦决策,项目实施就会出现相应的后果,尤其是到了项目实施的中后期,需求变更所带来的影响将显著提高。 2.项目质量被忽视,难以衡量和控制 在企业进行项目化管理过程中,项目目标是每个人的共识,项目进度虽时有延误但相对容易衡量也比较可控,而项目质量则属于非常重要但却最容易被忽视的要素。项目管理协会给质量的定义是“满足需求,符合适用性”。从这个定义来看,质量就是能够明确定义和满足用户及利益相关者的要求,而这也正是恰恰很难衡量和控制的。 比如操作大型项目的人都有感触,一个项目方案考虑的再详细,一旦打散落到一个个团队开始执行后,项目落地偏差就开始了。当然,这个过程可能涉及的是目标和体验(质量)的双重偏差,只是目标相较于体验更理性一些,所以判断起来也会更容易,而项目体验(质量)更偏向感性,也没有特别明确的衡量标准,所以出现偏差之后基本就会是连锁反应而且很难控制。 3.项目执行节奏混乱、验收效果不明确 一个项目从启动到落地执行往往涉及多个团队联动,每个部分环环相扣。其中一个环节因为主观或者客观因素的延期,导致整个计划被打乱,往往执行时间的压缩又带来关联的延期或者错误,进入恶性循环。更糟糕的是在这个循环过程中,优先牺牲的往往是最重要的体验打磨和优化环节(也就是项目的质量),以此来弥补时间成本。 在项目初始阶段,一切都看上去挺顺利的,但实际到了验收阶段,就频繁出问题,不是功能的缺失,就是进度的delay,甚至于需求开发完之后,和当初的预期差别很大。 如此种种,可将其归结为是在项目执行/监控过程中验收的问题,没有做好验收的准备工作,自然是问题频出。而且到验收环节时,以某个系统功能为例,验收的难点在于,它并不是开发人员一个人的事情,会涉及到负责该系统的策划人员、UI设计师、测试人员,还有项目的主要干系人的满意度,这也就更增加了做好验收的难度,单个系统的验收难点只是其一。 4.风险预估不足,降低了项目干系人满意度 在项目管理中核心核心干系人的满意度是非常重要的。项目成功的标准是实现项目目标,让主要干系人满意。但对人的管理是最难的,比如如何保持团队内部激情斗志和战斗力;如何取得管理层的高度信任,并让他们满意往往也是最难的。所以,项目管理过程中第四个难点,是对干系人的管理。 在项目中干系人不满意,并不全是项目目标未达成,而是作为项目经理,对风险预估不足,对项目上线未知又没有进行全面思考,同时,还不断的给相关核心干系人传递很高的期望。所导致。 三、项目管理与产品管理有何不同? 随着“互联网思维”的遍地开花,我们看到一种现象,项目经理这一角色似乎越来越被削弱,产品经理大有取而代之的趋势,甚至很多互联网公司都没有专职项目经理,但项目管理与产品管理是完全不同的。 产品是指能够供给市场,被人们使用和消费,并能满足人们某种需求的任何东西,项目是为创造独特的产品、服务或成果,而进行的临时性工作。也就是一个产品是由N个项目所组成,产品输出实际的东西,而项目对应产生产品的过程。换句话说,产品经理对结果负责,而项目经理对过程负责。 因此产品管理会侧重向外,关注用户和市场,解决是做什么,卖给谁,赚谁的钱的问题,比如市场机会和竞争格局、用户需求和用户沟通;而项目管理则侧重向内,关注资源和进度,解决的是如何用有限的资源在限定的时间内,按照质量要求把东西做出来,比如资源调配、资源效率、项目进度。 最终导致两者的交付物也不同,产品管理交付的是产品成果,最终交付给用户的产品,关注产品的成本、质量和体验,以及产品通过运营后转化的企业受益;而项目管理交付的是管理成果,最终交付相关干系人的工作报告,关注团队的士气、效能、成本,以及企业整体的生产效率的提升。 四、我们该如何做好项目管理 合理并且有效地运用项目管理工具,不仅可以让我们工作井然有序地进行,还能最大程度保证项目目标的达成。[CORNERSTONE](https://www.cornerstone365.cn/)提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。 ![在这里插入图片描述](https://img-blog.csdnimg.cn/20200408143932213.png?x-oss-process=image/watermark,type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk,shadow_10,text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3FxXzQxMTM3NDkz,size_16,color_FFFFFF,t_70)
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