资源又不足?项目资源该如何有效管理?

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项目管理过程中常常面对很多挑战,资源管理是项目经理日常烦心事之一。 项目资源过剩会给企业带来浪费,资源过少又会影响项目目标的达成。 另外,项目资源在不同的组织间分配不平衡或者在时间上分配不平衡也会对项目造成不利的影响。 因此,项目资源的管理不仅仅只是简单的资源使用记录,而是应该贯穿项目从计划到后期的整个过程。 项目资源的合理分配和使用可以有效地推动项目成功,需要相关人员互相配合、互相监督。但由于项目具有不确定性和复杂性,项目资源管理亦有不少难度。 所以,企业应该借助合适的项目管理工具开展管理活动,以便全面掌控项目资源的情况和资源的状态,让资源分配更高效、资源管理更便捷。 本文将以CORNERSTONE项目管理工具为例,向你展示如何用做好资源管理: 一、分析资源情况 首先,资源管理要在项目规划的时候就开始。需要规划什么样的资源,规划多少资源均是由项目决定。 项目管理者要对项目的资源情况非常了解:企业有哪些项目、这些项目申请了多少资源、需要多少资源、剩余的资源能不能满足下一阶段项目的需求…… 了解这些情况,才能对项目资源进行合理规划。如果是资源计划不合理,需要项目管理者重做申请计划。 如果资源客观不足,则需要考虑削减需求或者补充人员、部分业务外包等措施。 项目管理者可以通过CORNERSTONE项目管理工具全面了解资源状态及分配情况,为项目决策和分析提供依据。 在CORNERSTONE,可按照区域、部门、项目及活动对资源进行分门别类,不同部门、项目的资源情况一目了然,方便资源的查找、申请、分配。 用户可以创建一个资源计划来分配每种资源的使用情况,借此明确项目进行的每个阶段是否有足够资源。 要注意的是,确定好项目的关键资源,这对项目有着至关重要的作用。 在项目未正式立项前,项目资源计划只是阶段计划,项目资源的估算也是粗略估算。这些资源需求几乎都要进行优化。 CORNERSTONE可以跟踪所有资源的使用情况,项目管理者通过对比参照资源管理情况,可以快速地做出资源调整或未来资源分配计划。 二、监控资源使用 为项目分配了资源以后,项目经理通常希望了解资源的实际使用情况,资源能否在分配的时间内完成工作,以便判断项目能否按时完成。 CORNERSTONE项目管理工具为记录资源的实际使用时间提供了三种方法:工时表、 手动记录、系统自动记录,用户可按需选择一种或多种方式进行记录。 工作分配对于资源来说很重要。而且很多时候,项目实施过程中也需要资源共享,但无计划的资源共享会对管理者所负责的项目不利。 项目团队中有的成员可能会抱怨说他们工作量太大,而其他一些成员则看起来无所事事。 作为项目经理,你不可能每时每刻都跟踪每位成员的活动;而一旦发生资源分配不足时,你又希望能快速发现并处理。 CORNERSTONE能实现对企业资源的跟踪管理,使项目管理者能掌握资源的使用情况,帮助他们发现资源的过度分配和资源不足。 它可以实时跟进资源的计划分配、实际分配和实际使用情况,对资源的计划使用情况与实际使用记录进行比较分析,检测过度分配与不合适的资源。 项目执行者在系统内可以对不合理分配的资源进行重新调配,避免资源浪费。 三、把控资源费用 在项目管理中,成本及预算是无法绕过的一个坎。 如果执行人员没有成本意识疏忽管理,在项目执行中很可能一不小心就超出预算,导致后期工程断粮,直接拖慢项目进度。 在项目的预算中很大一部分是资源的费用。 因此,通过对项目中需要的资源进行费用预算和实时费用记录,管理者和执行人员都能够清楚地了解到预算消耗情况,进而减少不合理资源的使用,避免项目出现成本漏洞。 资源的费用分为预测费用和实际费用,CORNERSTONE支持对资源这两种费用进行逐日计算。 资源的预测费用不是一成不变的,而是会随着资源实际费用的生成而发生变化。 每当资源分配生成了实际费用以后,会自动扣减资源实际使用日期当天的所有预测费用。 对于由用户填写工时表生成的资源实际使用记录,只有工时表已审批,系统才会计算资源的实际费用。 而手动添加由系统自动记录的资源实际使用记录由于没有审批过程,因此不需要审批,系统也可以计算资源的实际费用。 当一个项目被提出来以后,项目管理者对于可能需要的所有资源较难有一个很全面的概念。 合理并且有效地运用项目管理软件,不仅可以让我们工作井然有序地进行,还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用[CORNERSTONE](https://www.cornerstone365.cn/),它提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。 ![aeef399ffa8046109e455da2e8c34dc4.png](https://img-blog.csdnimg.cn/20200731141243263.png?x-oss-process=image/watermark,type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk,shadow_10,text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3FxXzQxMTM3NDkz,size_16,color_FFFFFF,t_70)
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